2016年3月中旬、非常にひっそりとGoogleAppsがアップデートされていました。
日ごろ、GoogleドライブやGoogleAppsをヘビーユースしているのにも関わらずまったく気づきませんでした。
これはお恥ずかしい・・・。
さて、アップデートにて実装された新機能ですが、「Googleドライブやドキュメントでファイル閲覧に有効期限を設定できる」ようになりました。
これは自社内でGoogleAppsを使っているだけですとそこまで便利な機能ではないのですが、会社間のプロジェクトなどでファイル共有をする場合は非常に便利です。
特に、私たちWeb制作会社などではお客様とWebサイト用の素材をGoogleドライブで共有することなどは非常に多くあります。
そんな中、プロジェクト終了時に忘れることなく、自動的に共有権限を外せる機能は助かりますね。
有効期限設定のやり方
設定は非常に簡単です。
GoogleAppsのファイルより「共有」をクリックし、ユーザーを追加する画面で、ユーザー個別に有効期限を設定できます。
また、これは従来より合った機能ですが、招待する画面の下のチェックボックスで、
「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーの機能を無効にします」
にチェックを入れた場合、編集者およびオーナー権限を持つユーザー以外はコピー、印刷による複製も制限されます。
この機能と有効期限を合わせることで、プロジェクト終了時に外部ユーザーから忘れずに権限を取り除けます。
まぁ、、、プリントスクリーンされて情報を保存されるケースも想定できますので、別途秘密保持契約などを結んだほうが良いのは言うまでもないんですが・・。
ともかく、プロジェクト終了時にわざわざ権限を外さなくて済むのは、ディレクターとしては朗報なのではないでしょうか。
以上が、GoogleAppsでファイル閲覧に有効期限をつけるやり方でした！
ぜひ活用してくださいね。
